COMO MONTAR UNA
OFICINA EN CASA
En la actualidad, un número creciente de
personas están activando la computadora familiar, y trabajando desde
el hogar. En estos tiempos de reorganizaciones en las compañías,
reducciones de plantilla y economía fluctuante, la carga de trabajo
se ha incrementado, pero las horas laborales siguen siendo las
mismas. Como resultado, trabajar en casa se ha transformado en una
solución viable para aquellos que quieren mantener una vida
hogareña, y hacer felices a los jefes
Pero el trabajo en casa requiere un
espacio dedicado a la "oficina". Ya sea una esquina de la mesa del
comedor, un escritorio en el sótano o una oficina con todas las de
la ley; la organización es esencial para mantener prácticas
comerciales apropiadas. Muchas personas dejan que impere el desorden
hasta que la situación se hace insostenible, y luego se abruman con
la tarea de organizarlo todo. Un escritorio desorganizado y un
sistema de archivos caótico pueden consumir ese tiempo precioso,
además de energía, concentración y productividad. Razón por la cual
debe seguir estos consejos para organizar su oficina en casa:
1. Déle una ojeada sistemática a sus documentos.
No se desespere si se encuentra ante un verdadero caos de pilas de
papeles. Dedique un poco de tiempo a examinarlos diariamente. Esto
hará que esa tarea se haga más manejable, y si adquiere ese hábito,
llegará al final en segundos.
2. Alíese con el cesto de basura.
En la medida que vaya examinando esos papeles, evalúe lo realmente
necesario y lo que debe desecharse. Si le horroriza botar, cree un
sistema de dos cestos. Coloque los "desechos posibles" en uno, y los
"desechos definitivos" en otro. Así podrá recuperar documentos que
podría necesitar antes de que sea demasiado tarde. Por supuesto, de
más está decirle que vacíe los cestos con frecuencia.
3. Establezca un sistema de archivos.
Mantenga los documentos más actuales en una gaveta profunda o un
archivo, al alcance de su escritorio. Almacene los artículos y
documentos que usa periódicamente en un sitio menos accesible.
Codifique los archivos con colores para una mejor organización. Y en
el campo electrónico, déle a los documentos de su computadora
nombres lógicos que pueda recuperar con rapidez.
4. Mantenga a mano los artículos y documentos que usa con
frecuencia.
Todo lo que usted utilice constantemente debe estar sobre el
escritorio: bolígrafos, calendario, bloc de mensajes y otros efectos
que forman parte de su rutina diaria. No se olvide de tener el
dispensador de cinta transparente, la engrapadora, calculadora,
papel, etc. en una gaveta del escritorio para tenerlas a mano, pero
que no interfieran con la superficie utilizable.
5. Cree un sistema de "entrada" y "salida" de documentos.
Utilice la caja o carpeta de documentos entrantes para guardar
documentos que acaba de recibir, y la de documentos salientes para
archivar asignaciones terminadas antes de enviarlas al destinatario
apropiado.
6. Ubique eficientemente su escritorio.
Coloque el escritorio de manera que vea a toda persona que se
aproxime a la puerta. Ubique el monitor de su computadora
directamente frente a usted, para evitar las interrupciones que
puedan ocasionarle los miembros de su familia. Asegúrese de que el
teléfono, fax e impresora estén a su alcance, para no perder tiempo
levantándose y sentándose. Compruebe también que su silla sea cómoda
y sea la adecuada para el espacio de que dispone.
7. No escriba notas en blocs pequeños.
Los pequeños blocs de notas convencionales y adhesivas son
excelentes para ciertas tareas, pero nunca se debe anotar en ellos
información relevante. Seguramente no querrá que se le extravíe un
teléfono importante o el nombre de un cliente. Utilice un cuaderno
empastado para sus notas relevantes. Marque la fecha y cualquier
detalle importante que tenga pendiente para el día, de manera que
pueda recuperar esa información rápidamente, y tenga un registro de
cómo va funcionando su negocio.
8. No mezcle el negocio con la vida hogareña.
La combinación de su negocio y el trabajo personal en su escritorio
conduce usualmente a la distracción. No guarde papeles como cuentas,
catálogos, folletos y otros documentos personales sobre el
escritorio, pues los mismos pueden distraerlo. Tampoco navegue por
Internet, utilice el teléfono para conversaciones personales, ni
tenga el televisor encendido en horas de trabajo, a menos que sea
absolutamente necesario.
9. Pida a sus familiares que respeten su espacio de trabajo.
Establezca reglas para su oficina en casa. Si utiliza la computadora
de la familia para sus negocios, compruebe que cada cual tenga su
propia identidad para la entrada al sistema, de manera que su
trabajo no sea alterado ni borrado. Asegúrese de que sus papeles y
otros artículos de trabajo estén en su lugar, ¡y que nadie los
toque!
10. Establezca un horario de trabajo.
Dedicar horas excesivas al trabajo puede dejarlo agotado y carente
de concentración, además de que es camino seguro a errores y
descuido. Reconozca cuando llega la hora de apagar la computadora y
dedicarse a otras faenas
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